Simplificación del trabajo

Simplificación del trabajo

Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de su propia iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cuál sea su objetivo.

 Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de las funciones,

Se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo.

El objetivo de este trabajo es dar a conocer la importancia y utilidad de la simplificación del trabajo dentro de una organización, esperamos que este sea de mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus conocimientos sobre este tema, el cual es de suma importancia dentro de la administración.

A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas.

Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio ó recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización

La simplificación de trabajo es un plan organizado para aplicar el sentido común y descubrir la mejor forma de hacer las cosas. Es un enfoque sistemático para eliminar detalles innecesarios con el propósito de economizar tiempo, energía, materiales y equipo.

La simplificación reduce al mínimo la cantidad de esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, sea mental o física.. Mejora el funcionamiento, por medio de la redistribución de trabajo, la eliminación o redistribución de las distintas fases de una labor, y el balance del programa de trabajo. Además, mejora el uso del espacio disponible, situando más adecuadamente los elementos claves.

Es responsabilidad del supervisor efectuar la mejor labor posible en su trabajo. Es verdad que la gerencia decide lo que se va hacer y quien lo va a hacer, pero como se va hacer y cuan bueno y pronto se hace, depende del supervisor .la enorme labor de papeleo gubernamental es responsabilidad del supervisor e igualmente e es responsable de escoger el equipó moderno para llevar a cabo sus labores en forma mas económica, rápida y eficiente. Los métodos de producción deben guardar proporción con las necesidades del servicio a prestar.

Cada supervisor desea encontrar mejores métodos y procedimientos para trabajar. Métodos y procedimientos que eliminen retrasos, embotellamientos, que faciliten las labores.

Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificación del trabajo a nivel organizacional se encuentran los siguientes:

✓ Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física.

✓ Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo.

✓ Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.

✓ Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran.

✓ Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas, mediante la disminución de trámites y la combinación, unión ó eliminación de formas impresas.

✓ Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios.

✓ Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o tarea.

✓ Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.

Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.

✓ Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con otros trabajos dentro de la oficina.

La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación.

Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes

La Administración del Programa de Simplificación del Trabajo

Para que un programa tenga éxito, debe ser administrado adecuadamente. En el caso de un programa de simplificación del trabajo, es necesario seguir ciertas etapas que faciliten su administración llevándola por buen cauce. Estas etapas son:

❖ Planificación: debe prepararse un plan preliminar de evaluación tratando de determinar la amplitud y nivel del estudio que se va a emprender, el tiempo que tomara realizar el mismo; y las técnicas y métodos necesarios para llevarlo a cabo.

❖ Búsqueda de los datos necesarios: la búsqueda de información necesaria puede llevarse acabo de varias maneras o procedimientos, entre ellos:

-El estudio de los records existentes

-Las entrevistas

-Los cuestionarios

-Las observaciones personales; medición y examen de la producción.

❖ Ordenación de os datos: tan pronto se tenga la información, debe anotarse en la forma más sencilla y exacta posible, de manera que cualquier persona pueda entenderla.

❖ Análisis e interpretación de los datos: una ves ordenados y clasificados los datos es menester buscar las relaciones existentes entre ellos y ver como se suplementan unos y otros. De ese análisis por lo general sale información adicional: la interpretación del técnico.

❖ Desarrollo de las mejoras: el próximo paso lógico, luego del análisis e interpretación de la información obtenida, consiste en derivar conclusiones y recomendaciones tentativas; o sea remedios para corregir cualquier deficiencia hallada.

❖ Pruebas preliminares: antes de implementar las mejoras con carácter definitivo, resulta beneficioso ponerla a prueba en pequeña escala.

❖ Obtención de aprobación para implantar las mejoras: conviene obtener la información e implementar las mejoras lo más rápidamente posible.

❖ Implantación de las mejoras: hay que vencer dificultades tales como a falta de tiempo, de persona o de autoridad para realizar los cambios. Cuando los cambos propuestos en reglamentos o instrucciones existentes requieran el visto bueno del jefe de la gerencia, deben someterse la información y la solicitud rápidamente, antes de que disminuya el interés en el asunto.

❖ Seguimiento e informe: e menester mantenerse en contacto con aquellas oficinas donde se implantaron las reformas. Quizás algunos procedimientos no funcionen como se anticipaba y a otros haya que limarles asperezas. Pero esto no debe ser motivo para que se rechace todo el plan de mejora.

❖ Revisión periódica: o se olvide el programa. Aun el de mayor éxito requiere un estimulo periódico. Es necesario mantener al personal interesado, reviviendo o cotejando el programa por lo menos una vez cada seis meses.

Resultados a Esperar de un Buen Programa de Planificación.

a. mayor satisfacción por el trabajo hecho y mejor entusiasmo por la tarea a realizar.

b. Reducción de los costos y el número de las operaciones oficinesca, mediante la reducción de detalles innecesarios y la eliminación o fusión de records, formularios, modelos, copias de archivos.

c. Mejor supervisión, mediante una creciente iniciativa individual.

d. Uso masa eficaz del personal al reducir el tiempo dedicado a transportación o movimiento innecesarios.

e. Mejor servicio al público mediante una reducción en tiempo y en otros requisitos.

Técnicas para la Simplificación del Trabajo.

Desde un punto de vista general, la simplificación del trabajo incluye cualquier método o recurso que disminuya la cantidad de esfuerzo requerido para completar una labor determinada. Con ese objetivo se han desarrollado en los últimos años muchas técnicas que han resultado eficaces en la práctica. Entre estas técnicas podemos mencionar las siguientes

La Medición Del Trabajo :

Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando.

  Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la diferencia entre una solución realista y otra teórica. Conociendo como se obtiene cierta cantidad de producción de trabajo, se pueden mejorar los métodos empleados para su realización, reajustar la asignación de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar congestiones. También ayuda a detectar rápidamente los problemas, indicando dónde hay desigualdad de responsabilidades.

La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia. Además ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos de botella y a constatar los requerimientos del personal.

Cuadro de Distribución del Trabajo:

El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de distribución del trabajo.

Este cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicas del programa.

Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como el tiempo necesario para su ejecución. Permite hacer una redistribución más eficaz del trabajo.