Organigramas

Organigramas

Definición

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

Objetivos

Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

Utilidad

·         Brindan una imagen formal de la organización.

·         Son una fuente de consulta oficial.

·         Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de jerarquía.

·         Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional.

Tipos de organigrama:

1.      Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

2.      Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

3.      Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

4.      Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.

5.      Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.

6.      Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.

Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un momento determinado.

 Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

1.     1. Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

·         Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

·         Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

1.     2. líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

1  4.   Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

 

5. Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

6.  Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.

7. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo numero.

Criterios para la elaboración de organigramas

·         Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.

·         Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la/s estructura/s en forma clara y comprensible.

·         Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.

·         Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio en función de su objeto.

·         Vigencia: para conservar su validez deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.

Presentación básica de un organigrama

Se puede notar en este organigrama que el nivel jerárquico superior lo conforma la gerencia general, y ésta tiene cuatro subordinados, a saber: producción, mercadeo, finanzas y personal.

Como instrumento de análisis: Detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí y Detecto fallo de control de supervisor en la departamental. A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando...