Normas, políticas y procedimientos

Normas, políticas y procedimientos

Definición de normas: 

Para el éxito de cualquier empresa o institución, es fundamental trazar normas de acción correctas. Las normas pueden definirse como el conjunto de principios por lo que se rigen todas las decisiones administrativas, para que el progreso y desarrollo de la empresa se dirijan hacia los objetivos, facilitando las labores del ejecutivo y de sus subordinados.

Tipos y  Clasificación

a) Normas creadas:  Surgen por iniciativa de la dirección, para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener éxito en su objetivo. (Ejemplo normas de control interno).

b) Normas solicitadas:  Se formulan con la finalidad de enfrentarse un problema excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusión y no tenga sentido. Debe tenerse en cuenta que las normas deben basarse en hechos y en un criterio solido y no deben ser simples reflejos personales.

c) Normas impuestas: 

Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la dirección a incluirlas entre las normas de la empresa para que estén de acuerdo a las legislaciones. 

d) normas jurídicas : estas leyes son formuladas por el poder legislativo y son dirigidas para todos los individuos de una comunidad política en particular, de quienes se espera su cumplimiento. El individuo debe responder, en caso de su incumplimiento, ante un tribunal y será castigado con aquello que dictamine la ley.

Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. 

En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. 

Características

a) Facilitan la delegación de autoridad.

b) Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.

c) Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados. 

d) Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. 

e) Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

f) Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. 

g) Indican al personal como debe actuar en sus operaciones. 

h) Facilitan la inducción del nuevo personal.

11. Alineamientos para su formación. 

a) Establecerlos por escrito y darles validez. 

b) Redactarse claramente y con precisión. 

c) Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar. 

d) Coordinarse con las demás políticas. 

e) Revisarse periódicamente. 

f) Ser razonables y aplicables en la práctica. 

g) Estar acordes con los objetivos de la empresa. 

h) Ser flexibles.

Clasificación y descripción

a) Estrategias o generales: Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".

b) Tácticas o departamentales:Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinara los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".

c) Operativas o especificas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme

Diagramación de los procedimientos

Procesos Administrativos.

Se considera la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es:

a) La planeación para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. 

b) La organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. 

c) La ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. 

d) El control de las actividades para que se conformen con los planes. 

Planeación:

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante

Actividades importantes de planeación:

a) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

b) Pronosticar. 

c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. 

e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo. 

f) Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. 

g) Anticipar los posibles problemas futuros. 

h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control. 

Organización:

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.

Actividades relevantes de la organización: 

a) Subdividir el trabajo en unidades operativas (depto.) 

b) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)

c) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. 

d) Aclarar los requisitos del puesto. 

e) Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. 

f) Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración. 

g) Proporcionar facilidades personales y otros recursos. 

h) Ajustar la organización a la luz de los resultado del control.

Ejecución: 

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

Actividades relevantes de la ejecución:

a) Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión. 

b) Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. 

c) Motivar a los miembros. 

d) Comunicar con efectividad. 

e) Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. 

f) Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. 

g) Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. 

h) Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control. 

Control: 

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.

Actividades relevantes del control:

a) Comparar los resultados con los planes generales. 

b) Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. 

c) Idear los medios efectivos para medir las operaciones. 

d) Comunicar cuales son los medios de medición. 

e) Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. 

f) Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. 

g) Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. 

h) Ajustar el control a la luz de los resultados del control. 

  Diferencias entre Normas, Políticas y Procedimientos 

Normas Políticas Procedimientos

·         El pago se realizara todos los lunes a las 2pm en la oficina del Gerente Satisfacer todos los requisitos (de calidad, servicio y precio) de nuestros clientes. Planificación: el gerente elabora un plan de acción

·         La hora de entrada será a las 7:00am y la salida a las 4:00pm Conocer las expectativas de nuestros clientes, para entregar productos y servicios de su completa satisfacción. Organización : distribuye el trabajo

·         El periodo de reposo será de 12:00pm a 1:00pm Estamos al servicio de los clientes comprometidos con la sociedad Ejecución: dirige y instruye para el logro de la meta

·         Los días de trabajo serán de lunes a Sábado. Fomentar el trabajo en equipo como patrón de comportamiento en todos los niveles organizativos. Control: comprueba y vigila lo que se está haciendo