El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y Métodos, para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las características que debe contener los análisis del mismo. Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo, basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano.
Origen y Antecedentes
La creación de las unidades de organización y sistema se vincula, por parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes se remonta a 1821, fecha de la aparición del estado de México y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965. La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra a su consolidación. Esta primera fase abarca el periodo del 1917 a 1964,que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de organización y sistema en toda la administración. Este periodo se caracteriza por la confusión y el parcialismo. La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.
Definición
Sistema: es un conjunto de elementos conectados entre si para realizar un fin o meta.
Organización: agrupaciones de individuos con fines comunes. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo. Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque.
Organización y sistema: Es un departamento que trabaja estrechamente y ayuda a toda las unidades en los problemas de organización y sistema. Es el proceso administrativo y la estructura organizacional de un sistema.
Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistema
Estudio de la estructura organizativa de una empresa
Análisis de funciones
Definiciones de políticas, normas y procedimientos
Diseño del formulario
Redacción de manuales
Ordenamiento y estructuración de oficinas
Análisis y diseño de los sistemas informativos
Análisis de métodos de trabajo , fuerza laboral, clima organizacional
Auditoria administrativa
Planificación y control de proyectos.
Características de los análisis de organigrama y sistemas
1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.
2. Describir tal hecho o situación.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral
Perfil del analista de organización y sistema
El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.
Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio
El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.
Poseer conocimientos especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.
Tipos de organización
Organización Lineal o Militar
Organización Funcional o de Taylor
Organización Lineo- funcional
Organización staff
Organización divisional
Organización por comités
Organización por equipos de trabajo
Organización virtual
Organización por redes
Para concluir podemos decir que un sistema de Organización es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.
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