Normalización

Normalización: 

La normalización o estandarización es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas.

Según la ISO (Organización Internacional de Normalización) la Normalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:

Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios. 

Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional. 

Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y preciso 

 Beneficios de la normalización:

Para los fabricantes:

a) Facilita el uso racional de los recursos.

b) Reduce desperdicios y rechazos.

c) Disminuye el volumen de existencias en almacén y los costos de producción.

d) Racionaliza variedades y tipos de productos.

e) Mejora la gestión y el diseño.

f) Facilita la comercialización de los productos y su exportación.

g) Simplifica la gestión de compras.

h) Facilita una sana competencia.

Formularios

Un formulario es un documento, ya sea físico o digital , diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc) en las zonas del documento destinadas a ese propósito, para ser almacenados y procesados posteriormente.

Objetivos

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros artículos en Internet o para poder acceder a cierto contenido, basta con pedir los datos básicos como nombres, apellidos y correo electrónico.

Pero existen otros casos en los que necesitamos más datos de los usuarios, como puede ser la inscripción a un evento, en la que podemos solicitar, además de nombres, apellidos y correo electrónico, otros datos como la empresa a la que representará, la dirección de la empresa, la dirección de su sitio web, etc.

Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

Diseño de Formulario 

Para realizar un formulario hay que tener presente, si la rutina que se va a favorecer con la forma es necesaria e indispensable para algún sistema de trabajo importante de la organización. Se debe evitar la sobre carga de documentos y papeleo innecesarios. La ausencia de u formulario es un inconveniente así como lo es el exceso de estos.

La clave está en incorporar formularios solo a las tareas rutinarias claves y necesarias para los procesos de trabajo, que muestra una considerable repetitividad por unidad de tiempo y que la información que se maneje sea abundante y de cuidado. También se debe considerar, el objetivo que persigue el formulario. El objetivo origina el nombre del formulario, determina el “cuerpo”, es decir el conjunto de variables a incorporarle y el orden de prioridad que deben tener para el uso.

Preguntas Claves antes de Diseñar un Formulario

¿Es necesario el formulario?

¿Cuáles son las funciones del formulario?

¿Cuándo se va a utilizar?

¿Quiénes son los usuarios?

¿Cuántas copias se requieren y donde se guardan?

¿Qué tipo de información se da? ¿Confidencial? ¿Rutinaria?

El diseño de los formularios depende de dos características principales: 

Consideraciones en cuanto a su función

Título: deberá ser descriptivo de su función. Se debe evitar las palabras que no reflejen el real significado del formulario, ya que las personas usuarias de este se sentirán confusas.

¿Qué clase de información deberá ser incluida?: el investigador deberá contestar las siguientes preguntas:

¿Qué clase de información será precisa en esta particular ocasión?

¿Es realmente vital la información?

¿Cómo va a ser utilizada utilizada?

¿Por quién será utilizada?

¿Cuándo será utilizada?

Disponer el orden de la información: no hay reglas con respecto al orden de la información en un formulario porque un número de factores variables condicionan a cada uno. El investigador se verá requerido a considerar una serie de tópicos en relación con cada formulario establecido por él. Entre estos se encuentran:

¿En qué orden entrará la información al formulario?

¿En qué orden se precisará la información en el orden en que sea tomado del formulario?

Según el formulario vaya a ser archivado así afectará la localización del medio de identificación.

El formulario debe tener lógica en su disposición de la información

Quién diseñe el formulario deberá establecer también consideraciones que de estética en cuanto al aspecto y de economía en cuanto al espacio.

Tener en cuenta las maquinas y equipos que utilicen o archiven los formularios así como también otros formularios que puedan ser incluidos en el procedimiento general

El número de copias que haya que hacer: ya que hay distintos tipos o modo de disposición de formularios de oficina, tales como: individuales, conjunto de formularios o formularios continuos.

Consideraciones físicas.

Papel: debe ser adecuado al propósito perseguido por él.

Tipo de letra de impresión: se debe evitar el empleo de más de un tipo de impresión o dos a lo sumo en cualquier hoja impresa.

Espacios: significa la sincronización del formulario y el medio de trascripción.

Tinta: la tinta utilizada deberá contribuir a establecer contraste con el papel y dar una impresión clara uniforme y suave.

Consideraciones para su elaboración

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Control de formulario

Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores.

Nivel de organización.

El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.

Control de formularios.

En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

Manual Administrativo

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tiene ciertas limitaciones, lo cual ninguna manera le están importancia.

Ventajas	Desventajas
Logra y mantiene un sólido plan de organización.	Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes	Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
Facilita el estudio de los problemas de organización.	Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.	Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.	El costo de producción y actualización puede ser alto.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.	Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones	Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.	Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados
La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

Clasificación de los manuales administrativos

Por su alcance:

 1) Generales o de aplicación universal

 2) Departamentales o de aplicación específica

 3) De puestos o de aplicación individual

   Por su contenido:

 1) De historia de la empresa o institución

 2) De organización

  3) De política

  4) De procedimientos

5) De contenido múltiple (manual de técnicas)

    Por su función específica o área de actividad: 

 1) De personal

  2) De ventas

 3) De producción o ingeniería

  4) De finanzas

  5) Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas

  6) Otras funciones

Tipos

• Manuales de Organización: Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia

• Manuales de Políticas :Consiste en una descripción detallada de los lineamientos seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

  a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

  b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

  c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. Puede elaborarse manuales de políticas

para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

•  Manuales de Normas y Procedimientos: Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitrara

• Manuales para Especialistas: Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.

• Manual del empleado: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros

• Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones

• Manuales de finanzas :Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

•  Manuales del sistema: El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema, índice de componentes, etc.