Normalización:
La normalización o estandarización es el proceso
de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas
actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y
mejorarlas.
Según la ISO (Organización Internacional de
Normalización) la Normalización es la actividad que tiene por objeto
establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a
usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo
en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico.
La normalización persigue fundamentalmente tres
objetivos:
Simplificación: Se trata de reducir los modelos
quedándose únicamente con los más necesarios.
Unificación: Para permitir la intercambiabilidad
a nivel internacional.
Especificación: Se persigue evitar errores de
identificación creando un lenguaje claro y preciso
Beneficios de la normalización:
Para los fabricantes:
a) Facilita el uso racional de los recursos.
b) Reduce desperdicios y rechazos.
c) Disminuye el volumen de existencias en
almacén y los costos de producción.
d) Racionaliza variedades y tipos de productos.
e) Mejora la gestión y el diseño.
f) Facilita la comercialización de los productos
y su exportación.
g) Simplifica la gestión de compras.
h) Facilita una sana competencia.
Formularios
Un formulario es un documento, ya sea físico o digital , diseñado
con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre,
apellidos, dirección, etc) en las zonas del documento destinadas a ese
propósito, para ser almacenados y procesados posteriormente.
Objetivos
Llenar las necesidades que las oficinas demandan,
son aquellos medios para alcanzar un fin.
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos,
imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información
y por último, dar valor legal
a determinadas transacciones.
Por ejemplo, si requerimos el registro de un
usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros artículos
en Internet o
para poder acceder
a cierto contenido, basta con pedir los datos básicos
como nombres, apellidos y correo electrónico.
Pero existen otros casos en los que necesitamos más
datos de los usuarios, como puede ser la inscripción a un evento, en la que
podemos solicitar, además de nombres, apellidos y correo electrónico,
otros datos como la empresa a
la que representará, la dirección de la empresa,
la dirección de su sitio web,
etc.
Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a
las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios,
además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.
Diseño de Formulario
Para realizar un formulario hay que tener presente, si la rutina que se va a
favorecer con la forma es necesaria e indispensable para algún sistema de trabajo
importante de la organización. Se debe evitar la sobre carga de documentos y
papeleo innecesarios. La ausencia de u formulario es un inconveniente así como
lo es el exceso de estos.
La clave está en incorporar formularios solo a las tareas rutinarias claves y
necesarias para los procesos de trabajo, que muestra una considerable
repetitividad por unidad de tiempo y que la información que se maneje sea
abundante y de cuidado. También se debe considerar, el objetivo que persigue el
formulario. El objetivo origina el nombre del formulario, determina el
“cuerpo”, es decir el conjunto de variables a incorporarle y el orden de
prioridad que deben tener para el uso.
Preguntas Claves antes de Diseñar un
Formulario
¿Es necesario el formulario?
¿Cuáles son las funciones del formulario?
¿Cuándo se va a utilizar?
¿Quiénes son los usuarios?
¿Cuántas copias se requieren y donde se guardan?
¿Qué tipo de información se da? ¿Confidencial? ¿Rutinaria?
El diseño de los formularios
depende de dos características principales:
Consideraciones en cuanto a su función
Título: deberá ser descriptivo de su función. Se debe evitar las
palabras que no reflejen el real significado del formulario, ya que las
personas usuarias de este se sentirán confusas.
¿Qué clase de información deberá ser incluida?: el investigador
deberá contestar las siguientes preguntas:
¿Qué clase de información será precisa en esta particular ocasión?
¿Es realmente vital la información?
¿Cómo va a ser utilizada utilizada?
¿Por quién será utilizada?
¿Cuándo será utilizada?
Disponer el orden de la información: no hay reglas con respecto al
orden de la información en un formulario porque un número de factores variables
condicionan a cada uno. El investigador se verá requerido a considerar una
serie de tópicos en relación con cada formulario establecido por él. Entre
estos se encuentran:
¿En qué orden entrará la
información al formulario?
¿En qué orden se precisará la
información en el orden en que sea tomado del formulario?
Según el formulario vaya a ser
archivado así afectará la localización del medio de identificación.
El formulario debe tener lógica
en su disposición de la información
Quién diseñe el formulario deberá
establecer también consideraciones que de estética en cuanto al aspecto y de
economía en cuanto al espacio.
Tener en cuenta las maquinas y
equipos que utilicen o archiven los formularios así como también otros
formularios que puedan ser incluidos en el procedimiento general
El número
de copias que haya que hacer: ya que hay distintos tipos o modo de disposición de formularios de
oficina, tales como: individuales, conjunto de formularios o formularios
continuos.
Consideraciones físicas.
Papel: debe ser adecuado al propósito perseguido por él.
Tipo de letra de impresión: se debe evitar el empleo de más de un
tipo de impresión o dos a lo sumo en cualquier hoja impresa.
Espacios: significa la sincronización del formulario y el medio de
trascripción.
Tinta: la tinta utilizada deberá contribuir a establecer contraste
con el papel y dar una impresión clara uniforme y suave.
Consideraciones para
su elaboración
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar
un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una
revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que
compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel
y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con
toda la formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y
la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado,
que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel
y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión se procede a poner
a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.
Control de formulario
Eliminar los formularios
innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen,
rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y
disminuir los errores.
Nivel de organización.
El control de formularios se debe
centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como
para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora
de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del
analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir
distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.
Control de formularios.
En la etapa del control de
formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los
factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y,
los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben
ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema
secundario.
Manual Administrativo
Los manuales administrativos ofrecen una serie de
posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tiene
ciertas limitaciones, lo cual ninguna manera le están importancia.
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Ventajas
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Desventajas
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Logra
y mantiene un sólido plan de organización.
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Muchas
compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar Un manual que
describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
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Asegura que todos los interesados tengan una
adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones
pertinentes
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Algunas consideran que es
demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al
día.
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Facilita
el estudio de los problemas de organización.
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Existe el temor de que pueda
conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
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Sistematiza
la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en
la organización.
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Su deficiente elaboración
provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
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Sirve
como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
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El costo de producción y
actualización puede ser alto.
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Determina la responsabilidad de cada puesto y su
relación con los demás de la organización.
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Si no se actualiza periódicamente,
pierde efectividad.
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Evita conflictos jurisdiccionales y la
yuxtaposición de funciones
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Incluye solo aspectos formales
de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e
importancia es notorio para la misma.
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Pone
en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos
niveles.
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Muy sintética carece de
utilidad: muy detallada los convierte en complicados
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La
información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada
quien.
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Conserva
un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
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Clasificación de los manuales administrativos
Por su alcance:
1) Generales o de aplicación universal
2) Departamentales o de aplicación específica
3) De puestos o de aplicación individual
Por su contenido:
1) De historia de la empresa o institución
2) De organización
3) De política
4) De procedimientos
5) De contenido
múltiple (manual de técnicas)
Por su función específica o área de
actividad:
1) De personal
2) De ventas
3) De producción o ingeniería
4) De finanzas
5) Generales, que se ocupen de dos o más
funciones específicas
6) Otras funciones
Tipos
- Manuales de Organización: Es un Manual que explica en forma general y
condensada todos aquellos aspectos de observancia
- Manuales de Políticas :Consiste en una descripción detallada de los
lineamientos seguidos en la toma de decisiones para el logro de los
objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las
acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de
decisiones
b) Facilitar la descentralización, al
suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y
efectiva revisión. Puede elaborarse manuales de políticas
para funciones operacionales tales como:
producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
- Manuales de Normas y Procedimientos: Este Manual describe las tareas rutinarias de
trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la
organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas
de trabajo y evitar su alteración arbitrara
- Manuales para Especialistas: Es aquel que agrupa normas, pautas e
instrucciones de aplicación en forma
específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual
del vendedor o compendio de la secretaria.
- Manual del empleado: Abarca una serie de consideraciones para ayudar
a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior
en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento
y selección, administración de personal, lineamientos
para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de
servicios, prestaciones, capacitación, entre otros
- Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la estructura
organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos
manuales, puede ser conveniente la
confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de
"políticas y procedimientos", el de "historia y
organización", en si consiste en combinar dos o mas categorías que se
interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un
manual de este tipo puede combinar dos o más
conceptos, debiéndose separar en secciones
- Manuales de finanzas :Consiste en asentar por escrito las
responsabilidades financieras en todos
los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas
a quienes en la organización están
involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de
información financiera.
- Manuales del sistema: El manual del sistema debe ser desarrollado a
medida que se desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de
manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de
datos, arquitectura física del sistema, índice de componentes, etc.
